نمودار استخوان ماهی یا علت و معلول به لطف پرفسور کائورو ایشیکاوا Kaoru Ishikawa، نظریه‌پرداز سازمانی و از پیشگامان مدیریت کیفیت در ژاپن، در دهه 1960 معرفی شد. بعد از آن بود که از این تکنیک در کتاب خود با عنوان « مقدمه‌ای بر کنترل کیفیت» Introduction to Quality Control که در سال 1990 منتشر شد، سخن به میان آورد.
شاید برایتان جالب باشد در مورد علت نام‌گذاری این نمودار بیشتر بدانید
** شکل کامل شده نمودار، شبیه اسکلت ماهی است **
پرفسور ایشیکاوا در اصل این تکنیک را به‌عنوان ابزاری برای کنترل کیفیت ارتقا داد و از آن استفاده کرد. درحالی‌که نمودار استخوان ماهی کاربردهای دیگری هم دارد که شامل موارد زیر می‌شود:
همواره در مقام مدیر یک سازمان یا مجموعه، نسبت به سایر کارمندان احساس تعهد و دلسوزی بیشتری وجود دارد. این احساس در تمام فرایندهای کاری خودش را نشان می‌دهد و چه بسیار مدیرانی که با انتخاب ابزارهای اصولی حرفه‌ای، توجه و دقت خود را به رخ کشیده‌اند.
درصورتی‌که فرد سمت مدیریت مجموعه را به عهده داشته باشد پیشنهاد می‌شود با روش استفاده از یکی از اصولی‌ترین تکنیک‌های حل مسئله بیشتر و بهتر آشنا شود.
لازم است تا دمی با خود خلوت کنیم تا بتوانیم بدون هرگونه مزاحمتی مشکل اصلی را روی کاغذ یادداشت کنیم. با نوشتن مسئله، قرار است به پرسش‌های زیر پاسخ مناسبی داده شود:
◄ مشکل چیست؟
◄ چه کسانی نقشی در آن دارند؟
◄ چه زمانی اتفاق افتاد؟
◄ کجا شاهد بروز اتفاق بودم/ بودیم؟
خب، حالا وقت آن رسیده که مسئله را روی جعبه‌ای که سمت چپ یک برگه کاغذی بزرگ قرار دارد یادداشت کنیم و یک خط ممتد مثل تصویر زیر از جعبه به سمت راست بکشیم. کم‌کم قرار است سر و ستون فقرات ماهی کشیده شود تا فضای گسترش فکرها و نظرات را فراهم کنیم.
برای شروع، مسئله‌ای را که نیاز به بررسی دقیق و عمیق دارد مثل تصویر یادداشت می‌کنیم:
فراموش نکنیم که تعریف درست مسئله مهم است. در این مسیر از یک چارچوب شش حرفی معروف به CATWOE نباید غافل شد:
◄ مشتری Customer
◄ عمل کننده Actor
◄ تغییر Transformation
◄ دیدگاه و جهان بینی Worldview
◄ مالک Owner
◄ محیط Environment
این چارچوب کمک می‌کند تا چشم‌انداز یک مشتری، اقدام کننده در فرایند حل مسئله، فرایند تغییر، دیدگاه کلی، فرد مالکی که این فرایند را زیر نظر دارد و زنجیره محیطی که درنهایت یک چشم‌انداز همه‌جانبه است مسئله را زیر و رو کنیم تا درک یکپارچه‌ای نسبت به آن داشته باشید.
اگر مسئله اصلی در سازمان شما «سرعت و عملکرد پایین کارمندان در انجام وظایف» باشد پس لازم است تا موارد اصلی دخیل در بروز آن را شناسایی کنید:
◄ سیستم مدیریتی
◄ تجهیزات در اختیار مجموعه
◄ عوامل بیرونی ( حتی آب‌وهوا و ترافیک را هم در نظر بگیرید)
◄ افرادی که در ماجرا نقش دارند.
و بسیاری موارد دیگر که حتماً به‌عنوان مدیر از آن‌ها اطلاع بیشتر و دقیق‌تری دارید.
نقش حضور اعضای تیم در این مرحله یک امتیاز چشمگیر است تا با هم‌اندیشی تیمی علت‌های احتمالی که ارتباطی با موارد موردنظر دارند بررسی شود.
هر خطی که از ستون فقرات شاه ماهی زیر شاخه می‌شود می‌تواند شامل این علت‌ها باشد. یک سری از علت‌ها طبعاً ممکن است پیچیده‌تر باشند و به شاخه‌های بیشتری تقسیم شوند:
نمودار ما تکمیل شده است و حالا می‌توانیم یک نگاه جامع به مسئله بیندازیم. با توجه به عمق و پیچیدگی مسئله، اکنون این فرصت را داریم که محتمل‌ترین علت‌هایی را که زمینه ساز بروز مشکل بودند بررسی کنیم.
◄ تنظیم فرایند شناخت عمقی
◄ انجام تحقیقات لازم
◄ گفت و گو با کارمندان
از جمله این موارد است که به‌عنوان مدیر و پیاده کننده تکنیک استخوان ماهی لازم است در نظر گرفته شود.
کیست که در دنیای حدس و گمان و برداشت‌های اشتباه گم نشده باشد؟ این حق و واکنش طبیعی همه ماست. اما وقتی پای زندگی حرفه‌ای و منافع واقعی یک مجموعه به میان می‌آید، مدیریت به این نتیجه می‌رسد که با اوهام و برداشت‌های سطحی غیرحرفه‌ای نمی‌توان به عمق مسئله پیش آمده رسید.
سوءبرداشت‌های بی‌موقع و اشتباه، کاری می‌کند تا مجموعه متهم به « ناکارآمد بودن» یا « پیچیده بودن» شوند. درحالی‌که با صرف زمان کافی و برگزاری یک جلسه همفکری صمیمانه می‌توان جلوی بروز چنین مشکلی را گرفت.
شاید بهتر باشد بدانید که
دکتر ریوجی فوکودا Ryuji Fukuda یک تکنیک جالب دیگر به نمودار fishikava اضافه کرده است معروف به تکنیک کارت‌های افزوده CEDAC. ضمن برگزاری جلسه همفکری با مدیر گروه موردنظر یا حتی اعضای تیم، می‌توان از هریک از آن‌ها خواست تا همه علت‌های احتمالی بروز مسئله را روی برگه‌های کوچک یادداشت کنند.
این کارت‌ها درنهایت به ستون فقرات ماهی اضافه خواهند شد.
به باور بسیاری از صاحبان کسب‌وکارهای موفق، ظرفیت رویارویی با موانع و مسائل در محیط کار یک مدیر به‌مراتب باید بیشتر از کارمندان یا زیرمجموعه او باشد.
این به معنای دانای کل بودن شخص در چنین منصبی نیست و صرفاً تأکید روی تقویت مهارت‌های حل مسئله برای مدیریت هرچه بهتر سازمان است.
همچنان که بالاتر با تأثیر تکنیک استخوان ماهی در فرایند حل مسئله آشنا شدیم شاید بد نباشد مروری بر مهارت‌هایی که یک مدیر برای حل مسئله باید مسلح به آن باشد داشته باشیم.
اینکه خود را مقید به تفکر سیاه و سفید ندانیم و قدرت تجزیه و تحلیل مسائل را از زوایای دیگر به دست بیاوریم اگرچه ساده نیست ولی « با تمرین است که استاد می‌شوی.»
در نظر گرفتن انواع احتمالات در مورد دلیل وقوع یک مشکل نیازمند ذهنی پذیرا و مثبت است. پذیرش این واقعیت که ممکن است مشکل آن‌طوری که ما به آن نگاه می‌کنیم به نظر نرسد و نیاز به نگاه همه‌جانبه‌تری داشته باشد، یک قابلیت ذهنی و از جمله مهارت‌های حل مسئله به‌عنوان یک مدیر است.
• لزوم برگزاری نشست‌های طوفان فکری در این مقطع کاملاً احساس می‌شود.
استراتژی شما به‌عنوان یک مدیر در برخورد با مسئله « راکد بودن سطح فروش نسبت به یک ماه گذشته» چیست؟ برای شناخت بهتر مشکل، بهره‌مندی از دانش و ایده پردازی کافی در مورد « آنچه پیش آمده است» مناسب خواهد بود. تکنیک استخوان ماهی بار دیگر به یاری ما خواهد آمد.
بهترین نوع برخورد با مسائل سازمانی، مسلح بودن به یک رویکرد مثبت فعال برای پذیرش این واقعیت است که
« چطور شد این اتفاق افتاد؟»
و در قدم بعدی
« چه تدبیری در نظر بگیرم/ بگیریم تا آن را حل کنیم؟»
همواره باید به خاطر سپرد، یک مدیر مجهز به هوش هیجانی کافی که می‌داند برای مدیریت وضعیت‌ها و بحران‌ها باید شفاف‌تر و مسلط‌تر از باقی اعضای مجموعه‌اش عمل کند بسیار تأثیرگذارتر از مدیر هیجانی وحشت‌زده‌ای است که در مواقع بحران کنترل خود را از دست می‌دهد.
برای اینکه مهارت حل مسئله خوبی داشته باشیم بدون شک به مهارت‌های تحلیل گری کافی نیاز داریم.
** شکیبایی و رفتار مشاهده گرانه دو عنصر تقویت‌کننده مهارت تحلیل گری است **
≥ به‌عنوان مدیر یک سازمان چطور وقت خود را برای گشت زدن در نقاط مختلف مجموعه مدیریت می‌کنید؟
≥ درصورتی‌که مدیریت پروژه را به‌صورت دورکاری در دست دارید، این نظارت به چه صورت انجام می‌شود؟
برای رسیدن به ریشه اصلی مشکل در محل کار بدون شک نیاز به این مهارت داریم. هرچه تمرین و تمرکز بیشتری برای شناسایی مشکل و سپس طرح پرسش‌های اساسی مرتبط داشته باشیم، مدیریت ما تأثیرگذارتر خواهد بود.
بهتر است چند پرسش زیر را به خاطر بسپاریم:
نکته: طرح پرسش‌هایی نظیر این موارد لزوماً نباید در جلسه بحران مطرح شود. یکی از فرصت‌های عالی برای شناخت بهتر خود و کارمندان، اختصاص زمان جداگانه برای نشست‌هایی با هدف پاسخ به همین پرسش‌ها است.
طرح چنین پرسش‌هایی نه تنها شتاب بیشتری به فرایند حل مسئله می‌دهد، بلکه دامنه شناخت ما را از خود و زیرمجموعه گسترده‌تر می‌کند.
نتیجه؟ شما یک سازمان فعال، مثبت و پربازده را مدیریت خواهید کرد.
کمی از صندلی مدیریت فاصله بگیرید و به آن شمایل « رئیس تمام‌عیار» یک لبخند با چاشنی هیجان و بازی تزریق کنید!
حتی اگر با وجود روزهای سخت پاندمی کرونا، شما و اعضای تیمتان دور از هم هستید و خیلی از جلسات شما به‌صورت آنلاین برگزار می‌شود، باز هم می‌توانید با یک مدیریت زمان درست، فرصتی برای تقویت مهارت‌های حل مسئله از جمله تکنیک استخوان ماهی برای سازمان فراهم کنید؛ یک بازی سرگرم‌کننده کاری.
♦♦ یادآوری: انجام بازی‌های مهارت حل مسئله نیاز به جمعی همراه و پذیرا دارد. شاید انتخاب این روش مناسب کارمندانی که سیستم کاری و نظارتی بسیار جدی و حرفه‌ای‌تر دارند مناسب نباشد.
دو تیم تشکیل بدهید و برای هر تیم یک کلاف کاموا کنار بگذارید. هر تیم باید با این کاموا یک شبکه بسازد و برای این کار ده دقیقه زمان در اختیار دارد. با پایان زمان، شبکه‌های پشمی هر تیم را با هم عوض کنید.
چشم یکی از هم‌تیمی‌ها را ببندید و از او بخواهید برای پیدا کردن سر کلاف تلاش کند درحالی‌که بقیه کمکش می‌کنند.
لذت این بازی در تقویت تمرکز و مسیریابی درست است.
این بازی شلوغ کاری زیادی دارد پس یا همه را به حیات پشتی خانه مدیر دعوت یا در پارکینگ یا محوطه محل کارتان بازی را برگزار کنید.
برای شروع چه می‌خواهید:
یک جعبه تخم مرغ، کاغذ باطله به بزرگی روزنامه، نوار، نی، بسته پلاستیکی، بادکنک، نوار لاستیکی
این خرده ریزه‌ها را برای ساختن یک وسیله دستی نیاز دارید.
با هرچند نفر که هستید دو تیم قوی تشکیل بدهید. هر تیم باید بتواند با کمک وسایل بالا یک وسیله دست‌ساز درست کند تا تخم‌مرغ‌ها را با آن نگهدارد و مانع سقوطشان شود.
مراقب باشید ارتفاع حامل‌های تخم‌مرغ‌ها را با میزی که زیر آن‌ها قرار داده‌اید طوری تنظیم کنید که هر مرحله بیشتر شوند تا درنهایت جو رقابتی باعث شود یک تخم سالم باقی بماند.
لذت این بازی در تقویت حس مشارکت و همکاری تیمی است.
این بازی به معنای واقعی هیجان‌انگیز و چالش آمیز است! برای انجام این بازی مفرح نیاز به هیچ وسیله‌ای ندارید.
یک دایره انسانی تشکیل بدهید و هر نفر باید دست دو نفر دیگری را که کنار خودش نیست بگیرد. آماده گره خوردن آدم‌ها باشید!
حالا تلاش کنید تا گره انسانی بدون جدا شدن دست‌ها باز شود. درواقع شما باید به همان دایره اول برگردید. احتمال خیلی ضعیفی وجود دارد که گره‌ها بازشوند و دوباره به حالت اول برگردید ولی با تماشای تلاش تیمی و یک تصمیم‌گیری سریع و به‌موقع لذت بازی دوچندان می‌شود.
لذت این بازی در تقویت مشارکت تیمی، هماهنگی با افراد تیم و پیدا کردن استراتژی‌های نوآورانه مبتنی بر تکنیک استخوان ماهی است.
در میان روش‌های حل مسئله، تکنیک استخوان ماهی از جمله راهکارهای مؤثر برای شناسایی، ارزیابی و حل مسئله است.
دکتر ایشیکاوا نمودار شاه ماهی خود را در دهه شصت میلادی با هدف مدیریت کنترل کیفیت در سازمان‌ها معرفی کرد و در سال 1990 میلادی نیز دکتر ریوجی فوکودا تکنیک کارت‌های افزوده CEDAC را به این نمودار افزود.
هر چه یکپارچگی و انسجام سازمانی بهتری در یک مجموعه کاری وجود داشته باشد، با بروز بحران می‌توان از این تکنیک به روش مؤثرتری استفاده کرد. زمانی باید منتظر نتیجه واقعی حل مسئله بود که اعضای تیم در جلسات هم‌اندیشی یا طوفان فکری، به بررسی همه‌جانبه ایده‌ها و نظرات یکدیگر با نظارت مدیر بپردازند.
به خاطر بسپاریم که یک مدیر قرار نیست نقش بتمن یا سوپرمن را بازی کند، او فقط باید افراد باهوش را برای تیمش در نظر بگیرد. افراد باهوش با سرعت شگفت‌انگیزی در مسیر درستی که همسو با چشم‌انداز یک مدیر است پیش می‌روند.
